افزایش بهره‌وری کارمند جدید به روش مایکروسافت

افزایش بهره‌وری کارمند جدید به روش مایکروسافت

هدف کسب‌وکارها از برگزاری مصاحبه استخدامی و جذب نیروی جدید، بهبود کارکرد مجموعه است. اما دقیقا پس از جذب نیروهای جدید، مشکلات گوناگون آغاز می‌شوند و روند رسیدن به هدف اصلی را با خلل روبرو می‌کنند. اجرای صحیح پروسه آموزش نیرو، هماهنگ کردن فعالیت‌های وی با شرکت، آشنایی او با روند کار و… موضوعاتی هستند که باعث نگرانی مدیران می‌شوند.

در این مقاله قصد داریم تا به ارائه راهکاری در جهت افزایش بهره‌وری کارمند جدید بپردازیم. این مقاله، تجربه‌ای از مدیران شرکت بزرگ مایکروسافت در برخورد با این مشکل بوده که با کمی خصوصی‌سازی در جهت افزایش کارایی برای فضای کسب‌وکار ایرانی در اختیار شما قرار گرفته است.

چگونه بهره‌وری کارمند جدید را افزایش دهیم؟

متن پایین را از زبان مدیران مایکروسافت می‌خوانید:

اولین اقدامی که برای بهبود فرآیند معارفه و همینطور افزایش بهره‌وری کارمندان جدید در مایکروسافت انجام دادیم، برگزاری جلسات تک نفره میان مدیر و نیروی تازه استخدام شده بود که در هفته اول حضور او انجام می‌شد. این فعالیت تا حد زیادی ما را به خواسته‌هایمان رساند اما بازهم برای رسیدن به اهداف نهایی یعنی؛ آشنایی نیرو با نحوه فعالیت و توقعات مجموعه از او، کافی نبود.

با ادامه دادن تحقیقات، در نهایت به یک راهکاری رسیدیم که توانست بازخورد بسیار مناسبی را متوجه ما و سازمان کند:

هر کارمند جدید، نیاز به یک همیار دارد!

کمک گرفتن از یک همیار، دقیقا راهکار مناسبی بود که توانست تمامی نیازهای مورد نظر ما را برآورده کند. منظور از همیار، یکی از نیروهای مجموعه است که به فعالیت‌های سازمان اشراف مناسبی داشته باشد و بتواند تمامی سطوح توقع شرکت را به فرد تازه وارد بفهماند. در این راهکار، یک نیروی قدیمی در قالب یک همیار با نیروی جدید همراه شده و در دوره ۹۰ روزه، تمامی نکات مورد نظر ما را به او آموزش می‌دهد.

البته ۹۰ روز زمانی است که برای یادگیری در شرکت بزرگ مایکروسافت با ۱۲۰۰ کارمند درنظر گرفته شده است. طول مدت این دوره می‌تواند نسبت به وسعت مجموعه شما کاهش یا حتی افزایش داشته باشد.

پس از اینکه برنامه‌ای آزمایشی با حضور ۶۰۰ کارمند را در جهت بررسی مزایای وجود همیار اجرا کردیم، متوجه شدیم که همیار‌ها می‌توانند به ۳ طریق، نیروهای جدید را راهنمایی کرده و به آنان کمک کنند:

۱_ آشنایی نیروهای جدید با روند انواع فعالیت‌ها در محیط

نیرویی که چند ماه یا چند سال به طور مداوم در یک محیط مشغول به کار بوده، با تمامی فعالیت‌های مجموعه به‌خوبی آشنایی دارد و می‌تواند این دانسته‌های تجربی را به یک فرد جدید منتقل کند. این دانسته‌ها می‌تواند چنین مواردی باشد:

  • چگونگی نوشتن نامه و ایمیل
  • چگونگی برگزاری جلسات
  • ارائه گزارشات کار
  • رفتار‌ها
  • انتظارات
  • و…

آشنایی با روند فعالیت‌های مجموعه یکی از موضوعات بسیار مهم است. نیرویی که نتواند به خوبی این موضوعات را درک کند، در فهم کامل مسئولیت‌های خود به مشکل می‌خورد. نحوه آشنایی با موارد گفته شده در هیچ مقاله آموزشی یا کتابی نوشته نشده است زیرا در هر مجموعه نسبت به اهداف، انواع آن متفاوت است. از همین رو یادگیری آنها صرفا از طریق تجربه امکان پذیر است و بهترین انتخاب برای آموزش، کمک گرفتن از یک همیار با سابقه در مجموعه است.

به عنوان یک مثال واضح‌تر؛ همیار می‌تواند چگونگی رفتار با مشتریان برای دریافت بازخورد بیشتر را به نیروی جدید آموزش دهد. رفتاری که شاید نیرو برای یادگیری آن به زمانی بیشتر از چند ماه نیاز داشته باشد.

۲_ کمک به افزایش بهره وری نیروی جدید

جذب و استخدام نیروی انسانی و همینطور آموزش آن، برای هر شرکت با هزینه‌هایی همراه است. نیروی جدید تا زمان رسیدن به بازدهی، هزینه‌های مختلفی را بر مجموعه تحمیل می‌کند. (و همین موضوع است که باعث می‌شود مدیران موفق دائما بر حفظ و نگهداشت نیرو ها تأکید داشته باشند)

هم نیرو و هم سازمان علاقه دارند که زمان رسیدن به بازدهی، کوتاه شده و سرعت طی شدن آن افزایش پیدا کند. یکی از مهم‌ترین مزایای وجود همیار، افزایش سرعت رسیدن نیرو به بهره وری است. طبق تحقیقات دقیقی که انجام شد:

  • ۵۶ درصد از نیروهای جدیدی که یک بار در ۳ ماه اول استخدام با همیارشان دیدار داشتند، صریحاً اعلام کردند که وجود همیار تأثیر بالایی در رسیدن آنها به بازدهی داشته است.
  • برای افرادی که دو یا سه بار در ۹۰ روز اول با همیار خود دیدار داشتند، این درصد به ۷۳ افزایش پیدا کرد،
  • برای کسانی که چهار تا هشت بار دیدار داشتند به ۸۶ رسید،
  • و در نهایت برای آنان که بیش از هشت بار همیارشان را در این بازه زمانی ۳ ماهه ملاقات کرده بودند درصد به ۹۷% رسید.

این تحقیقی بود که به طور واضح، به ما در مورد اهمیت وجود همیار در کمک به افزایش بهره وری نیروی جدید خبر داد.

۳_ افزایش سطح رضایت نیروی جدید

چالش‌های مختلف ورود یک نیروی جدید به شرکت، صرفا برای مدیران نیست. مطمئنا نیروی تازه وارد نیز در ابتدای ورود با مشکلات و چالش‌های مختلفی روبرو می‌شود که بعضی از آنها واقعا برای او طاقت فرسا هستند.

ما برای شناخت بهتر ارزش همیاران، طی یک بررسی، تعدادی از اعضایی که در هنگام ورود برای آنها همیار درنظر گرفته شده بود را با نیرو‌هایی که همیاری در کنار آنها نبود مقایسه کردیم. طبق نتایج به دست آمده، نیروهای همیاردار در یک هفته اول استخدام ۲۳ درصد و در انتهای مدت ۹۰ روزه همراهی آنها توسط همیار، ۳۶ درصد رضایت بیشتری نسبت به نیروهای بدون همیار داشتند.

چطور از وجود همیار بازخورد بیشتری دریافت کنیم؟

مزیت‌های وجود همیار هر روز و بیشتر از قبل برای ما آشکار می‌شود. این موضوع باعث شد تا ما به فکر ارتقاء این راهکار باشیم. در ادامه ما قصد کرده‌ایم تا برای جفت کردن (همراه کردن) همیار و نیروی جدید، سایتی را راه‌اندازی کرده تا در برنامه ریزی فعالیت‌های لازم به ما کمک کند.

در این سایت معیارهایی برای جفت کردن نیرو با همیار وجود دارد که باعث می‌شود مدیرانِ امور استخدام، بهترین گزینه را به عنوان همراه یا همان همیار نیروی تازه کار انتخاب کنند. به طور مثال اینکه:

همیار باید به شغل کارمند جدید اشراف مناسبی داشته باشد و وظایف و مسئولیت‌های آن را بشناسد. همینطور او باید دارای سابقه شغلی خوبی بوده و علاوه بر آن، زمان کافی برای کمک و راهنمایی نیروی تازه وارد را در اختیار داشته باشد. پس از جفت شدن همیار و نیرو، سایت برای‌شان اطلاعیه‌هایی ارسال کرده و آنها را در بازه‌های زمانی مختلف به ملاقات با یکدیگر تشویق می‌کند.

ما هنوز هم درحال بررسی و توسعه این برنامه و راهکار هستیم اما تا به اینجا تحقیقات، این توصیه و یافته‌ها را برایمان به وجود آورده است:

۱_ وظایف همیار را دوباره اولویت بندی کنید: با توجه به اینکه در اغلب اوقات همیار از بین نیروهای خبره و کلیدی سازمان انتخاب می‌شود، باید در زمان جفت شدن او با نیروی جدید، بار دیگر وظایف‌اش را اولویت بندی کنید. شاید لازم باشد قسمتی از وظایف او را به نیروهای مشابه بسپارید تا وی زمان کافی برای آموزش به کارمند جدید را به‌دست آورد.

زمان همکاری را به هردو طرف اعلام کنید: در صورتی که مدت زمان همکاری را به هر دوطرف اعلام کنید، نیروی جدید تلاش بیشتری برای یادگیری می‌کند. همینطور در مقابل همیار هم سعی می‌کند تا در مدت زمان تعیین شده تمامی بایدها و نبایدها را به او آموزش داده و از اتلاف زمان جلوگیری کند.

به ساختار مدیریتی اهمیت دهید: طبق تحقیقات ما، زمانی که همیار و نیرو، هردو یک مدیر دارند و گزارشات را به او ارائه می‌کنند، موفقیت بیشتری حاصل می‌شود، زیرا در این حالت همیار اشراف بهتری به فعالیت‌های لازمه برای نیروی تازه کار دارد.

نتیجه گیری

فرآیند آموزش توسط همیار به نیرو، اصطلاحا یک “بازی win_win یا دو سر برد” است. قبول داریم که طی این پروسه کارمند جدید با تجربیات بسیاری آشنا می‌شود اما باید دقت داشت که همیار بودن هم فرصتی است برای نشان دادن مهارت‌های رهبری و مدیریت و همینطور رشد آنها.

طبق نظرسنجی چند سال پیش ما از نیروها مبنی بر این سؤال که:((یک مدیر موفق چه ویژگی‌هایی دارد؟)) در نهایت بیشتر افراد به دو ویژگی “توانایی بالا در برقراری ارتباط” و “حمایت” اشاره کرده بودند. هر دو ویژگی مذکور، از مؤلفه‌های یک رابطه همیاری موفق هستند که طی این فعالیت‌ها ارتقاء پیدا می‌کند. علاوه بر آن، هر فرد در روند آموزش دادن، دانش خود را نسبت به قبل عمیق‌تر خواهد کرد.

کلام آخر

در نهایت باید اذعان کرد که برای موفق بودن فعالیت‌های مذکور، نیازی به یک برنامه ریزی و استراتژی پیچیده نیست. یک برنامه ریزی ساده و البته دقیق می‌تواند به خوبی شما را در رسیدن به اهداف راهنمایی کند اما مهم‌تر از آن، مسئله “حمایت” است. وجود یک مدیر دقیق و همینطور یک همیار متعهد، بهترین ترکیبی است که می‌تواند در مدت زمان کم و با کیفیت بالا شما را به خواسته‌هایتان در مورد افزایش بهره وری کارمند جدید برساند.

امیدواریم مطالب این مقاله برای شما مفید بوده باشد.

 

امتیاز دهید :
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars

نظرات کاربران