با این چند تکنیک ساده عملکرد کارکنان خود را بهبود دهید

چگونه عملکرد کارکنانی که درست کار نمی‌کنند را اصلاح کنیم؟

حدود ۷۵ درصد کارفرمایان می‌گویند که روزانه بیش از دو ساعت از کار موثر از دست می‌رود؛ آماری که طبق نظرسنجی CareerBuilder به دست آمده است. اما همیشه دلایل عملکرد ضعیف کارکنان یا تیم مشخص نیست. بیایید به این بپردازیم که چگونه عملکرد ضعیف کارکنان را فقط با ۱۰ گام اصلاح کنیم و بهبود بدهیم.

شما به عنوان مدیر یک شرکت نمی‌توانید عملکرد ضعیف کارکنان خود را بپذیرید و اصلاح کنید. عملکرد ضعیف مایوس کننده و زمان‌بر است و می‌تواند روحیه سایر افراد حاضر در تیم را تضعیف کند.

  • وقتی عملکرد یکی از کارمندان شما کمتر از سطح عادی باشد چه باید کرد؟
  • چگونه یک بازخورد مناسب ارائه دهید تا رفتار خود را تغییر دهد؟
  • چه مدت می‌توانید این روند را ادامه دهید قبل از آنکه ضرر و زیانی متوجه شما شود؟

بهتر است به طور مستقیم به مشکل بپردازید و برای اصلاح کارمند ضعیف خود راه چاره‌ای پیدا کنید. و حتی می‌توانید با طراحی برنامه‌ای صحیح، به اصلاح عملکرد ضعیف کارکنان بپردازید و کارمندانی را که دارای عملکرد ضعیف هستند را در مسیر پیشرفت قرار دهید.

در ادامه این نوشته، ابتدا نظر متخصصان را درباره اصلاح عملکرد ضعیف کارکنان می‌گوییم، سپس ۱۰ راز را برای شما فاش می‌کنیم که عملکرد کارکنان را اصلاح می‌کند و بهبود می‌دهد. اگر شما هم نیرویی دارید که درست کار نمی‌کند و عملکرد ضعیفی دارد با روش‌های زیر می‌توانید عملکردش را بهتر مدیریت کنید و بهره‌وری تیم را افزایش دهید.

متخصصان در مورد اصلاح عملکرد ضعیف کارکنان چه می‌گویند؟

 

چگونگی ارائه بازخورد مناسب به کارمندان برای اصلاح عملکرد ضعیف شان

 

جان فرانسیس مانزونی، مدرس مدرسه کسب و کار اینسید و نویسنده همکار کتاب «سندروم برنامه‌ریزی برای شکست» (The setup to fail syndrome) در بخش چگونه مدیران شایسته باعث شکست افراد ماهر می‌شوند، می‌گوید:

«شاید در شرکت شما برای برخورد با کارمندانی که عملکرد ضعیف دارند روشی از قبل تعیین شده وجود دارد، ولی اغلب این روش‌ها موثر نیستند.»

مانزونی در ادامه می‌گوید: «وقتی با مدیران اجرایی ارشد صحبت کنید شما هم تایید می‌کنید که این راهکارهای از پیش تعیین شده دیگر به ‎کار نمی‌آیند. بنابراین، وظیفه شما به عنوان مدیر این است که تشخیص دهید چه باید کرد.»

 

سندروم برنامه‌ریزی برای شکست از جمله مواردی است که نشان می‌دهد مدیران باعث عملکرد ضعیف کارکنان خود می‌شوند. توصیه می‌کنیم مقالات صفحه «اشتباهات مدیریتی» را مطالعه کنید تا ناخواسته باعث تضعیف عملکرد پرسنل خود نشوید.

 

 ژوزف وینتراب نویسنده همکار کتاب «کوچینگ در بخش پرورش استعدادهای برتر در کسب و کار» می‌گوید:

«وقتی افراد با عملکردی ضعیف با یک مسئله روبرو می‌شوند واقعا تنها هستند.»

در اینجا یاد می‌گیرید زمانی که پرسنلتان عملکرد ضعیفی دارند چگونه یک مداخله سودمند طراحی کنید و به اصلاح عملکرد ضعیف آنان بپردازید.

۱۰ راز فاش شده برای اصلاح عملکرد ضعیف پرسنل سازمان

 

10 راز فاش شده برای اصلاح عملکرد ضعیف پرسنل سازمان

 

۱- مشکلات مربوط به عملکرد ضعیف کارکنان را نادیده نگیرید

اولین گام برای اصلاح عملکرد ضعیف این است که مشکلات مربوطه را نادیده نگیرید. اما متاسفانه اغلب اوقات مشکلات مربوط به عملکرد نادرست نادیده گرفته می‌شوند. وینتراب می‌گوید:

«مدیران به اغلب مشکلات عملکردی به صورت مستقیم رسیدگی نمی‌کنند، آنها غالباً به جای اقدام برای رفع مشکل، فرد موردنظر را به بخش دیگری منتقل می‌کنند یا اجازه می‌دهند فرد در همان موقعیت خود بماند بدون آنکه کاری انجام دهد.»

 

نادیده گرفتن مشکلات مربوط به عملکرد ضعیف کارکنان

 

  • هرگز اجازه ندهید عملکرد ضعیف بر تیم تأثیر بگذارد و آن را تضعیف کند. به ‏ندرت پیش می‌آید که چنین موقعیت‌هایی به خودی خود حل شوند و احتمالاً وضعیت بدتر خواهد شد. مانزونی می‌گوید:

«عملکرد ضعیف اعضا، شما را بیشتر و بیشتر خشمگین می‌کند و باعث ناراحتی می‌شود و فرد را هم معذب می‌کند.»

  • درصورت بروز مشکل تا جایی که می‌توانید برای حل آن اقدام کنید.

۲- برای اصلاح عملکرد ضعیف لازم است دلیل بروز مشکل را مورد توجه قرار دهید

  • آیا این افراد برای شغل موردنظر مناسب هستند؟
  • آیا دارای مهارت‌های لازم هستند؟
  • یا تنها درک نادرستی از انتظارات دارند؟

 

برای بهبود عملکرد کارکنان لازم است دلیل بروز مشکل را مورد توجه قرار دهید

 

وینتراب توضیح می‌دهد که:

«وقتی نوبت به عملکرد می‌رسد متوجه می‌شویم که بین تفکر مدیران و کارمندان ناهماهنگی‌هایی وجود دارد و این امری عادی است.»

برای اصلاح عملکرد ضعیف لازم است نقش خود در بروز این مشکل را در نظر بگیرید. مانزونی اظهار می‌کند که:

«ممکن است شما نیز در ایجاد موقعیت منفی سهیم باشید. با این حساب نمی‌توان گفت تمام تقصیرات متوجه کارمند است؛ درست همانطور که نمی‌توان تمام تقصیرها را به حساب مدیر گذاشت.»

زمان اصلاح عملکرد ضعیف کارکنان، توجه خود را منحصراً روی آنچه که باید کارمند برای اصلاح موقعیت انجام دهد متمرکز نکنید؛ بلکه درباره تغییراتی که می‌توانید ایجاد کنید نیز فکر کنید.

۳- از دیگران بپرسید چه چیزی را از قلم انداخته‌اید

 

برای اینکه عملکرد کارمندان را بهبود بدهید از دیگران بپرسید چه چیزی را از قلم انداخته‌اید

 

  • قبل از هرگونه اقدامی برای اصلاح عملکرد ضعیف، نگاهی منصفانه به مشکل داشته ‎باشید.
  • با مدیر قبلی یا فردی که قبلا با آن کارمندان همکاری داشته است صحبت کنید یا اوضاع را به طور کامل بررسی کنید.
  • در برخورد با افراد گروه و گفتگو با آنان، بادقت و محرمانه عمل کنید. مانزونی پیشنهاد می‌کند که چیزی شبیه به این بگویید:

«می‌ترسم ناامیدی من قضاوتم را تحت‌الشعاع قرار دهد. تمام آنچه می‌توانم ببینم اشتباهات کارمندم است؛ می‌خواهم صادقانه تلاش کنم تا ببینم چه چیزی را نادیده گرفته‌ام.»

  • به دنبال شواهدی باشید که نادرستی فرضیات شما را ثابت می‌کنند.

۴- با کارمند دارای عملکرد ضعیف صحبت کنید

  • بعد از بررسی اوضاع، با کارمند ضعیف به صورت مستقیم صحبت کنید.
  • آنچه که مشاهده می‌کنید را دقیقاً توضیح دهید.
  • به روش‌هایی اشاره کنید که می‌تواند کار تیمی را تحت تأثیر قرار دهد و به او بفهمانید که شما قصد کمک کردن به او را دارید. مانزونی پیشنهاد می‌کند گفتگو را به این صورت شروع کنید:

«متوجه شدم که در عملکرد شما مشکلاتی وجود دارد. معتقدم می‌توانید بهتر از این باشید؛ شاید من ‏هم در بروز این مشکل نقش داشته‌ام. اما در حال حاضر چطور این مشکل را حل کنیم؟ چگونه پیشرفت کنیم؟»

 

صحبت کردن با کارمندی که عملکرد درستی ندارد از روش های بهبود عملکرد کارکنان است

 

درگیر کردن کارمندان در ارائه راه‌حل‌های اندیشه گشایی و ایده پردازی بسیار مهم است. وینتراب می‌گوید:

«از آنها بخواهید ایده‌هایی برای حل مشکل ارائه دهند.»

با این‎حال، انتظار یک پاسخ فوری را نداشته ‎باشید. شاید این افراد برای درک بازخورد شما و ارائه پیشنهاد به زمان نیاز داشته باشند.

۵- برای اصلاح عملکرد ضعیف لازم است اطمینان یابید که فرد قابل آموزش است

 

برای اصلاح عملکرد ضعیف لازم است اطمینان یابید که فرد قابل آموزش است

 

در اغلب موارد، قدم بعدی، سازماندهی بازخوردهای فعلی یا برگزاری جلسات آموزشی است؛ ولی فردی را که با شما موافق نیست و تصور می‌کند نیاز به کمک ندارد نمی‌توانید آموزش دهید. در گفتگوی ابتدایی و از طریق مداخله، کارمند باید وجود مشکل را بپذیرد. وینتراب می‌گوید:

«اگر فرد بگوید من همینم که هستم یا تلویحاً به شما بفهماند که قصد تغییر ندارد آنگاه شما باید تصمیم بگیرید که آیا می‌توانید با این مسئله کنار بیایید یا خیر و به چه قیمتی.»

از طرف دیگر، وقتی مشاهده کردید کارمند قصد تغییر رویه و پیشرفت دارد می‌توان امیدوار بود که فرصت‌هایی برای بهبود اوضاع و همکاری شما با یکدیگر وجود دارد.

۶- تاثیر عمیق برنامه‌ریزی را فراموش نکنید

 

برنامه ریزی برای رسیدن به عملکرد مطلوب

 

  • وقتی اطمینان یافتید که فرد قابل تعلیم‎ است می‌توانید برای آنچه که (شما و کارمندتان) قصد دارید به صورتی متفاوت انجام دهید، یعنی اصلاح عملکرد ضعیف، برنامه‌ریزی کنید.
  • درباره اقدامات قابل سنجش توافق کنید؛ این کار باعث می‌شود پیشرفت خود را ارزیابی کنید.
  • اهداف موردنظر خود را یادداشت کنید.
  • با تعیین تاریخ شروع و تاریخ پایان، برنامه‌ای برای اجرای اقدامات موردنظر طراحی کنید.
  • در گام بعدی تعیین کنید که برای تحقق این اهداف فرد به چه منابعی از نظر زمان، تجهیزات، کمک و آموزش از طرف دیگران نیاز دارد.
  • وقتی در یادداشت‌های خود، رئوس مطالب را تعیین کردید نظر و احساس کارمندان خود را درباره برنامه جویا شوید. درصورت لزوم به تمام سؤالات آنها پاسخ دهید و تمام نقاط مبهم را شفاف‌سازی کنید.
  • آنها را مجبور نکنید قولی دهند که قادر به انجامش نیستند.
  • اطمینان یابید که هردو در یک مسیر واحد رو به جلو حرکت می‌کنید.

وینتراب می‌گوید:

«همه برای تغییر به زمان نیاز دارند و می‌توانند در این مسیر مهارت‌های جدیدی یاد بگیرند.»

۷- پیشرفت عملکرد را به صورت منظم کنترل کنید

پایان گفتگو به معنای پایان کار مدیر نیست.

  • برای اطمینان از اجرای طرح اصلاحی باید اجرای برنامه‏‌ها را پیگیری کنید.
  • از کارمند خود بخواهید به‌طور منظم با شما در ارتباط باشد.
  • از او بخواهید اطلاعات جدید را در اختیار شما قرار دهد.
  • به کارمندتان بگویید تاریخ معینی را برای ارائه و بررسی گزارش پیشرفت تعیین کند.
  • همچنین می‌توانید از کارمند خود بپرسید که آیا کسی را سراغ دارد که بخواهد در این کار مشارکت کند.

بر اساس نظر وینتراب می‌توانید از کارمند ضعیف خود بپرسید:

«آیا فرد مطمئنی را سراغ دارید که بتواند در زمینه تلاش شما برای ایجاد این تغییرات بازخوردی به من بدهد؟»

این سؤال حامل یک پیام مثبت برای کارمند شما است. پیامی به این مضمون که:

«می‌خواهم کار کنم و از شما می‌خواهم احساس راحتی کنید؛ قصد ندارم حرکتی پنهانی انجام دهم.»

 

اگر در مورد ارائه بازخورد به کارمندان، یا ارزیابی، بهبود و مدیریت عملکرد آنها، سوالی در ذهن دارید کافی است به صفحه «مدیریت عملکرد» مراجعه کنید تا به جواب تمام سوالاتتان برسید.

 

۸- به اصول رازداری احترام بگذارید

 

در بهتر کردن عملکرد کارمندان باید اصول رازداری را رعایت کنید

 

در حالی که به دیگران اجازه می‌دهید از تلاش شما برای رفع مشکل آگاه شوند، باید بدانید که رازداری و محرمانه بودن هرآنچه درطول این فرآیند رخ می‌دهد بسیار مهم است. مانزونی تأیید می‌کند که این شیادی و به اصطلاح دودوزه بازی است. در ادامه مانزونی می‌گوید:

«با دیگران درباره جزئیات خاص بحث نکنید، ولی می‌توانید چیزهایی مثل این بگویید: به عنوان مثال، من و بیل برای افزایش کارایی او (بیل) باهم تلاش می‌کنیم و اخیراً بحث خوبی در این زمینه داشته‌ایم. به کمک شما نیاز دارم تا همانند شما نقش مثبت و حمایتی برای بیل داشته باشم.»

۹- تغییرات مثبت را تحسین کنید و به آنها پاداش دهید

 

در فرآیند اصلاح عملکرد ضعیف، تغییرات مثبت را تحسین کنید و به آنها پاداش دهید

 

در طی فرآیند اصلاح عملکرد ضعیف پرسنلتان، از تغییرات مثبت تعریف و آنها را تحسین کنید. این کار باعث ایجاد انگیزه در کارمندتان می‌شود.

اگر کارمند شما در رویه خود تغییرات مثبتی ایجاد کرد به صورت واضح به او بفهمانید که شما متوجه تغییرات شده‌اید و بر طبق آن به او پاداش دهید. وینتراب می‌گوید:

«اگر متوجه شدید کارمند از برخی جهات پیشرفت کرده است؛ اطمینان حاصل کنید که او را از مارپیچ مرگ دور کرده‌اید. زیرا شما می‌خواهید تیمی داشته ‎باشید که در عین خطا کردن از اشتباهات خود نیز درس بگیرد.»

۱۰- درصورت عدم پیشرفت اقدام کنید

در نظر داشته ‎باشید که اگر اوضاع بهتر نشد، روند عادی بحث را تغییر دهید. وینتراب در اینباره بیان می‌کند:

«در یک نقطه مشخص دست از آموزش بر می‌دارید و به نتایج گفتگو می‌پردازید. ممکن است بگویید: می‌خواهم روراست باشم؛ این سومین بار است که این اتفاق می‌افتد. از آنجایی‌که رفتار شما تغییری نکرده است، باید نتایج حاصل از عدم تغییر شما را برایتان توضیح دهم.»

در انجام اقدامات انضباطی (مخصوصاً اجازه رفتن) نباید ملاحظه‌کاری صورت گیرد.

مانزونی می‌گوید:

«تحریک فرد نه ‏تنها او را تحت تأثیر قرار می‌دهد بلکه بر روی شما، شرکت و هر کس که در اطراف شما باشد تأثیر می‌گذارد.»

گرچه ممکن است تحریک احساسات فرد ناراحت کننده باشد؛ ولی شاید برای تیم شما بهترین گزینه باشد. وینتراب می‌گوید:

«مشاهده عملکرد ضعیف افراد گروه می‌تواند شما را دلسرد کند.»

مانزونی با دقت شرح می‌دهد که:

«کسی که از او می‌خواهید تیم را ترک کند تنها یکی از سهامداران است؛ ولی افرادی که بعد از او صحنه را ترک می‌کنند مهم هستند. وقتی افراد احساس کنند فرآیند پیشرفت کار با شکست مواجه شده است؛ آمادگی بیشتری بری پذیرش شکست خواهند داشت.»

سخن آخر در مورد چگونگی اصلاح عملکرد ضعیف کارکنان

هنگامی که کارمندتان عملکرد ضعیفی در کارش نشان می‌دهد باید به صورت مستقیم به حل مشکل بپردازید و راه‌حلی برای آن پیدا کنید. برای بهبود عملکردش نیاز به برنامه و استراتژی جامعی دارید. در این مسیر باید اصولی را به خاطر داشته باشید که عبارتند از:

  1. هرچه زودتر اقدام کنید؛ هرچه زودتر مداخله کنید بهتر است.
  2. به این نکته توجه کنید که شما چه نقشی در بروز مشکلات مربوط به عملکرد دارید؟
  3. برای پیشرفت در عملکرد کارکنان ضعیف یک برنامه جامع و قابل سنجش طراحی کنید.
  4. تصور نکنید بعد از یکبار گفتگو مشکل حل می‌شود.
  5. تلاش در جهت آموزش فردی که وجود مشکل را قبول نمی‌کند کاری بیهوده است.
  6. درباره مشکلات عملکردی خاص با سایر اعضای تیم صحبت نکنید.
امتیاز دهید :
1 vote, average: 1٫00 out of 51 vote, average: 1٫00 out of 51 vote, average: 1٫00 out of 51 vote, average: 1٫00 out of 51 vote, average: 1٫00 out of 5

نظرات کاربران