پیشگیری از عملکرد ضعیف کارکنان بهتر از درمان آن است!

پیشگیری از سندروم برنامه ریزی برای شکست بهترین دارو است

عملکرد ضعیفی که کارمندان از خود بروز می‌دهند امروزه به یکی از اساسی‌ترین چالش‌های سازمان‌ها تبدیل شده که بسیاری از مدیران در پی رفع آن هستند. اما به نظر شما پیشگیری از عملکرد ضعیف کارکنان بهتر است یا درمان آن؟

در مقالات قبلی، سندروم برنامه‌ریزی برای شکست را بررسی کردیم و گفتیم در بسیاری از مواقع مدیران مقصران اصلی ناکارآمدی کارکنان هستند. این مدیران با رفتارها و برخوردهایی که در پیش می‌گیرند  روز به روز عملکرد کارمندشان را تضعیف می‌کنند و باعث ایجاد سندروم برنامه‌ریزی برای شکست می‌شوند.

همان‌طور که گفتیم، این سندروم هزینه‌های آشکار و پنهانی را بر سازمان تحمیل می‌کند که حتی گاهی جبران‌ناپذیر است. برخی از هزینه‌هایی که تحمیل می‌شود عبارتند از: هزینه‌های احساسی پرداخت شده از طرف کارمند، صدمه به شهرت و اعتبار مدیر، تضعیف روحیه تیم، الگوبرداری از رفتار نادرست مدیر و تکرار آن و غیره.

(برای اطلاع بیشتر درباره هزینه‌های سندروم برنامه‌ریزی برای شکست به مقاله «هزینه‌های آشکار و پنهان شکست در برنامه‌های مدیریت عملکرد» مراجعه کنید.)

 

پیشگیری از عملکرد ضعیف کارکنان بهتر از درمان آن پس از وقوع است. یک مدیر باید مهارت جلوگیری از ناکارآمدی کارکنان را داشته باشد. پیشگیری مانع از رسیدن آسیب به سازمان می‌شود.

 

در مقاله پیش‌رو، مستقیما به مباحث اجتناب از سندروم برنامه‌ریزی برای شکست می‌پردازیم. اگر شما هم به دنبال روشی برای بهبود عملکرد کارکنان هستید و نمی‌خواهید به دام سندروم برنامه‌ریزی برای شکست بیافتید پیشنهاد می‌کنیم تا انتهای مقاله با ما همراه باشید.

نیازمندی‌های پیشگیری از عملکرد ضعیف کارکنان

سندروم برنامه‌ریزی برای شکست یک موضوع ‌از کار گذشته سازمانی نیست و می‌تواند گره‌گشایی شود. اما گره‌گشایی و اجتناب از این سندروم نیازمند این است که:

  • رییس از وجود این سندروم مطلع باشد و اعتراف کند که ممکن است خود او بخشی از مشکل باشد.
  • مرحله دوم نیازمند این است که رییس یک مداخله روشن و متمرکز را آغاز کند. این مداخله به گفتگویی آزاد میان مدیر و کارمند نیاز دارد که بر اساس مدارک مربوط به عملکرد ضعیف، دلایل اصلی آن و مسئولیت‌های مشترک آنها شکل می‌گیرد؛ با تصمیمی مشترک درباره نحوه کار برای حذف سندرم به اوج می‌رسد.

معکوس کردن سندرم مستلزم این است که مدیران فرضیات خود را به چالش بکشند. قبل از اینکه مسئولیت را برعهده کسی بگذارند که کاملا به او تعلق ندارد، باید شجاعت نگاه کردن به درون خود برای یافتن دلایل و راه‌حل‌ها را داشته باشند. بااین‌حال، کاملا مشخص است که بهترین گزینه پیشگیری از عملکرد ضعیف کارکنان (یعنی همان پیشگیری از سندروم برنامه‌ریزی برای شکست) است.

(اگر به دنبال معکوس کردن سندروم برنامه‌ریزی برای شکست هستید، مطالعه مقاله «خودکشی مدیریتی؛ اقدامات مدیران چگونه باعث عملکرد ضعیف کارکنان می‌شود؟» را به شما پیشنهاد می‌کنیم که مستقیما به این موضوع پرداخته است.)

 

برای معکوس کردن سندروم برنامه ریزی برای شکست مدیران باید تصوراتشان را به چالش بکشند. پیشگیری از عملکرد ضعیف کارکنان بهترین راه است.

 

۳ روش کاربردی برای اجتناب از سندروم برنامه‌ریزی برای شکست

همان‌طور که در ابتدا ذکر کردیم، این مقاله مستقیما به مباحث پیشگیری از سندروم برنامه‌ریزی برای شکست می‌پردازد. نتایج این تحقیق مقدماتی هستند، اما به‌نظر می‌رسد مدیرانی که به‌طور مداوم تلاش می‌کنند تا از سندروم برنامه‌ریزی برای شکست اجتناب کنند، چند ویژگی مشترک دارند:

جالب است که آنها رفتار یکسانی با همه زیردستان ندارند. با برخی از زیردستان بیشتر از سایرین درگیر هستند، حتی بر برخی از زیردستان بیشتر از سایرین نظارت می‌کنند. بااین‌حال، آنها این‌کار را بدون کاهش قدرت و اعتمادبه‌نفس و دلسرد کردن زیردست انجام می‌دهند.

چگونه؟

۱- مشارکت فعالانه

یک روش و پاسخ برای اجتناب از سندروم برنامه‌ریزی برای شکت این است که آن مدیران کار را با مشارکت فعالانه با همه کارکنان آغاز می‌کنند و به‌تدریج با توجه به بهبود عملکرد مشارکت خود را کاهش می‌دهند. راهنمایی اولیه برای کارمندان تهدیدکننده نیست زیرا به دلیل کاستی در عملکرد انجام نشده است؛ اصولی است و هدف آن کمک به ایجاد شرایطی برای دستیابی به موفقیت‌های آینده است.
تماس مکرر در آغاز رابطه، به رییس فرصت کافی می‌دهد تا درباره اولویت‌ها، معیارهای عملکردی، تخصیص زمان و حتی انتظارات نسبت به نوع و فراوانی ارتباطات با زیردستان تعامل داشته باشد. این نوع شفافیت می‌تواند مدت‌ها مانع فعالیت عامل پویایی سندروم برنامه‌ریزی برای شکست باشد، این عامل پویایی اغلب با انتظارات بیان‌نشده و فقدان شفافیت درباره اولویت‌ها تقویت می‌شود.

 

مشارکت فعالانه یکی از روش های پیشگیری از عملکرد ضعیف کارکنان

 

۲- به چالش کشیدن ذهنیت مدیران

روش دیگری که به نظر می‌رسد می‌تواند به مدیران در اجتناب از سندروم برنامه‌ریزی برای شکست کمک کند، به چالش کشیدن مداوم فرضیات و نگرش‌هایشان درباره کارکنان است. آنها برای مقاومت در برابر وسوسه طبقه‌بندی سطحی کارکنان به سختی تلاش می‌کنند. آنها استدلال خود را نیز بررسی می‌کنند. به عنوان مثال، زمانی که از عملکرد یک زیردست ناامید می‌شوند، از خودشان می‌پرسند «واقعیت چیست؟» آنها بررسی می‌کنند که آیا موارد مورد انتظار از کارمند مفصل بیان شده است یا خیر؛ و سعی می‌کنند نسبت به اینکه کارمند واقعا چندبار و تا چه حد شکست خورده است، منصفانه برخورد کنند. به عبارت دیگر، این مدیران قبل از اینکه مداخله کاملی را آغاز کنند، در فرضیات و رفتارهای خود کاوش می‌کنند.

 

یکی از روش های اجتناب از سندروم برنامه‌ریزی برای شکست به چالش کشیدن ذهن مدیران است

 

۳- ایجاد محیط صمیمی و بحث درباره عملکرد کارکنان

در نهایت، مدیران با ایجاد محیطی که کارکنان در آن احساس راحتی می‌کنند و درباره عملکرد خود و روابطشان با رئیس بحث می‌کنند، از سندرم برنامه‌ریزی برای شکست دوری می‌کنند. این محیط تابعی از چند عامل است:

  • گشاده‌رویی رئیس
  • میزان راحتی مدیر با به چالش کشیدن عقایدش
  • و حتی حس شوخ‌طبعی مدیر

نتیجه نهایی این است که مدیر و کارمند در برقراری ارتباطات مداوم و طرح سوال درباره رفتارهای مربوطه احساس آزادی دارند، قبل از اینکه مشکلات به سرعت افزایش یابند یا سخت‌تر شوند.

 

ایجاد محیط صمیمی و بحث درباره عملکرد کارکنان از روش هایی است که باعث جلوگیری از عملکرد ضعیف کارکنان میشود

 

سخن نهایی

روش‌هایی که برای پیشگیری از عملکرد ضعیف کارکنان ذکر شد، مسلما مستلزم سرمایه‌گذاری عاطفی بسیار زیاد مدیران است. دقیقا همانند کاری که مداخلات انجام می‌دهند. بااین‌حال، این مشارکت عاطفی بالاتر کلید ترغیب زیردستان برای کار کردن با پتانسیل کامل است. همانند بسیاری از مسائل زندگی، اگر ورودی بیشتری داشته باشید می‌توانید منتظر بازده بیشتری باشید. همان‌طور که یکی از مدیران اجرایی ارشد می‌گوید: «همان احترامی که ارائه می‌دهید را دریافت می‌کنید». اگر می‌خواهید و واقعا، نیاز دارید افراد سازمانتان تمام قلب و ذهن خود را وقف کارشان کنند، شما نیز باید همین کار را بکنید.

امتیاز دهید :
1 vote, average: 5٫00 out of 51 vote, average: 5٫00 out of 51 vote, average: 5٫00 out of 51 vote, average: 5٫00 out of 51 vote, average: 5٫00 out of 5

نظرات کاربران