۳ اشتباه جبران ناپذیر در ارائه بازخورد از مدیر به کارمندان

بازخورد در مدیریت - رایج‌ترین مشکلات ارائه بازخورد مثبت و راهکارهای رفع آنها

بازخورد در مدیریت از مهمترین مهارت‌های مدیران است؛ مطالعاتی که در این زمینه صورت گرفته نشان می‌دهد، اگر بازخورد با روش‎های صحیح ارائه شود تا دو سوم موارد باعث ارتقا عملکرد کارکنان می‌شود. در یک سازمان اهمیت بازخوردهای مثبت و منفی به یک اندازه است؛ تقدیر از کارکنان و ارائه بازخورد مثبت، باعث ایجاد احساس خوب و انگیزه بیشتر در آنها می‌شود. و ارائه بازخورد منفی اگر به درستی انجام شود باعث بهبود عملکرد می‌شود، ولی اگر مدیری مهارت ارائه بازخورد را نداشته باشید و در ارائه بازخورد دچار اشتباه شود می‌تواند به راحتی حس مخرب و منفی در کارمندش ایجاد کند.

تصور اکثر مدیران این است که بازخورد در مدیریت، مخصوصا ارائه بازخورد مثبت، نیاز به مهارت خاصی ندارد و در هر زمان و به هر روشی می‌توانند به کارمندانشان بازخورد مثبت بدهند. اما چنین نیست! تحقیقات نشان می‌دهند اشتباه در ارائه بازخورد می‌تواند خسارات جبران‌ناپذیری را به سازمان تحمیل کند. این پژوهش‌ها اثبات کرده‌اند که به دلیل عدم توانایی مدیران در فیدبک دادن، و عدم آشنایی آن‌ها با روش‌های مناسب ارائه بازخورد، بیشتر از یک سوم بازخوردهای سازمانی نتیجه معکوس دارند و نه تنها باعث بهبود عملکرد و افزایش کارایی کارکنان و سازمان نمی‌شوند، بلکه گاهی ممکن است منجر به خسارت‌های جبران ناپذیری شوند.

 

 

پیشنهاد می‌کنیم برای کسب اطلاعات بیشتر درباره انواع بازخورد و روش‌های ارائه بازخورد به صفحه «مدیریت عملکرد» مراجعه کنید که در این زمینه مقالات بسیار مفیدی قرار داده شده است.

 

در مقاله پیش‌رو به اشتباهات رایجی که در هنگام ارائه بازخورد مثبت به وجود می‌آید، می‌پردازیم و راهکارهای مقابله با هر کدام را بررسی می‌کنیم. بعد از مطالعه این مقاله قادر خواهید بود تا بازخوردهای مثبت را بهتر و کارآمدتر مدیریت کنید و سطح عملکرد کارکنانتان را افزایش دهید.

 

3 مشکل اساسی در ارائه بازخورد مثبت

 

۱- اولین اشتباه در ارائه بازخورد مثبت این است که دیگر کارمندان به تقدیر و ستایش اعتماد ندارند!

قبل از اینکه بازخورد منفی و انتقادی به کارمندان خود بدهید، برای کاهش شدت ضربه روحی وارده چیز خوبی می‌گویید؟ خیلی از ما این کار را می‌کنیم ولی باید بگوییم رایج‌ترین اشتباه در ارائه بازخورد همین است. ما ناخواسته کاری می‌کنیم که فرد مقابل بازخورد مثبت بیان شده را به عنوان یک مقدمه توخالی برای پیام واقعی به حساب می‌آورد. پس آنها به جای اینکه صادقانه احساس قدردانی کنند، منتظر خبر بد بعدی هستند. در واقع شما اضطراب تحمل خبر بد را دست کم گرفته‌اید و به این ترتیب کمکی به او نکرده‌اید. شما در حقیقت توانایی ارائه هر نوع بازخورد معنادار مثبت یا منفی را تضعیف می‌کنید.

چه باید کرد:

به جای دادن یک قاشق پر از شکر قبل از هر انتقاد سازنده، روی ایجاد رابطه و دلایل‌تان برای گفتگو سرمایه‌گذاری کنید.

 

به عنوان مثال می‌توانید بگویید: «به نظرم خیلی مهم است که با هم رک و رو راست باشیم تا از این طریق همکاری موثرتری داشته باشیم. نکاتی وجود دارد که بهتر است در مورد آنها صحبت کنیم و خوشبینم که می‌توانیم حلشان کنیم.»

۲- ارائه بازخوردهایی که افراد از شنیدنش رنجیده‌خاطر می‌شوند

گاهی اوقات مدیران از بازخورد مثبت برای غلبه بر مقاومت در مقابل درخواست‌ها استفاده می‌کنند. دومین تاکتیکِ اشتباه در ارائه بازخورد مثبت که دیگر قدیمی شده و به درد همان لحظه می‌خورد ولی در بلندمدت هزینه به همراه دارد. این کار نوعی حس تعهد ایجاد می‌کند، نوعی «ادای دین اجتماعی» که دریافت‌کننده با تن دادن به خواسته‌های شما در پی جبران باشد. اما اگر افراد را طوری شرطی کنید که همیشه اول تعریف و تمجید شما را بشنوند و بعد درخواست‌تان را،‌ در نهایت احساس می‌کنند از آنها سوء‌ استفاده می‌شود و می‌رنجند، در نتیجه تمایل کمتری برای کمک به شما دارند.

چه باید کرد:

برای ایجاد انگیزه در افراد به صورت بلند مدت از ابزارهای ترغیبی استفاده کنید.

به گفته جی کانگر (Jay Conger) در مقاله کلاسیک «هنر بایسته ترغیب»، ۴ روش برای دستیابی به نفوذ پایدار وجود دارد:

  • با انجام کار و فعالیت تخصصی در راستای منافع افراد، کسب اعتبار کنید.
  • اهداف را حول زمینه‌های کاری و سودآوری‌های مشترک تنظیم کنید.
  • با ارائه داده‌ها و مثال‌های قانع‌کننده دیدگاه خود را تقویت کنید.
  • با ایجاد ارتباط عاطفی با افراد، کاری کنید که آنها بیشتر پذیرای پیام شما باشند.

 

تست MBTI یکی از بهترین روش‌هایی است که می‌توانید برای شناخت بیشتر کارکنان استفاده کنید تا هنگام ارائه بازخورد مشکلات کمتری سر راهتان قرار گیرد. پیشنهاد می‌کنیم برای اطلاعات بیشتر حتما مقالات صفحه «تفسیر تست MBTI» مراجعه کنید.

۳- ستایش اشتباهات، آخرین و معمول‌ترین اشتباه در ارائه بازخورد است

وقتی تلاش در جهت اهداف اشتباه باشد، تعریف و تمجید، آسیب بیشتری می‌زند. کارول دوک (Carol Dweck) استاد روانشناسی دانشگاه استنفورد، در مصاحبه با مجله کسب و کار دانشگاه هاروارد می‌گوید:

«نتیجه همه برنامه‌های پرورش و تقویت اعتماد به نفس به اشتباه به ما آموخته است که ستایش هوش، استعداد و توانایی‌ها باعث افزایش اعتماد به نفس و خوداتکایی می‌شود و همه چیزهای عالی به دنبالش خواهد آمد. ولی برای ما نتیجه معکوس داشته است. افرادی که به خاطر استعدادشان مورد تقدیر قرار می‌گیرند حالا نگران گام بعدی هستند: انجام وظایف دشوار، مستعد به نظر نرسیدن، رنگ باختن آن وجهه و اعتبار به دلیل استعداد برجسته. بنابراین آنها سفت و سخت به منطقه راحتی خود می‌چسبند و وقتی با مانعی روبرو می‌شوند حالت تدافعی به خودشان می‌گیرند.»

چه باید کرد:

تلاش را ستایش کنید، نه توانایی.

توصیه دوک:

تمرکز بر راهبردها، عزم راسخ و پشتکار، اراده و انعطاف‌پذیری است که افراد در مواجهه با چالش‌ها از خود نشان می‌دهند. همچنین  اگر مبهم یا خیلی کلی برخورد کنید، موفق به تقویت رفتار مطلوب نمی‌شوید.

 

 

مدیران هنگام ارائه بازخورد چه اشتباهاتی را مرتکب می‌شوند؟

۱- تقدیر و ستایش از کارمندان هنگام ارائه بازخورد که باعث بی‌اعتمادی می‌شود.
۲- ارائه بازخوردهایی که افراد از شنیدنش رنجیده‌خاطر می‌شوند.
۳- هنگام ارائه بازخورد اشتباهات را ستایش می‌کنند.

برای ارائه بازخورد به کارمندان باید مهارت داشته باشیم؟

تصور اکثر مدیران این است که بازخورد در مدیریت، مخصوصا ارائه بازخورد مثبت، نیاز به مهارت خاصی ندارد و در هر زمان و به هر روشی می‌توانند به کارمندانشان بازخورد مثبت بدهند. اما چنین نیست! تحقیقات نشان می‌دهند اشتباه در ارائه بازخورد می‌تواند خسارات جبران‌ناپذیری را به سازمان تحمیل کند.

چند درصد بازخوردهای سازمانی نتیجه مطلوب دارند؟

بازخورد در مدیریت از مهمترین مهارت‌های مدیران است؛ مطالعاتی که در این زمینه صورت گرفته نشان می‌دهد، اگر بازخورد با روش‎های صحیح ارائه شود تا دو سوم موارد باعث ارتقا عملکرد کارکنان می‌شود. 

بازخورد اشتباه چه نتیجه ای دارد؟

به دلیل عدم توانایی مدیران در فیدبک دادن، و عدم آشنایی آن‌ها با روش‌های مناسب ارائه بازخورد، بیشتر از یک سوم بازخوردهای سازمانی نتیجه معکوس دارند و نه تنها باعث بهبود عملکرد و افزایش کارایی کارکنان و سازمان نمی‌شوند، بلکه گاهی ممکن است منجر به خسارت‌های جبران ناپذیری شوند.

امتیاز دهید :
1 vote, average: 3٫00 out of 51 vote, average: 3٫00 out of 51 vote, average: 3٫00 out of 51 vote, average: 3٫00 out of 51 vote, average: 3٫00 out of 5

نظرات کاربران