۴ روش تضمینی و نجات دهنده مدیریت تنش برای کارمندان

با این 4 روش تنش را در سازمان تان مدیریت کنید

مدیریت تنش در سازمان از جمله مهارت‌های ضروری مدیریت است که در زمان ارائه بازخورد بسیار کمک کننده است. زیرا ایجاد محیط کاری سالم و بدون استرس از وظایف مدیران به شمار می‌رود. زمان‌های ارائه بازخورد به کارکنان یکی از مواقعی است که باعث افزایش استرس و در ادامه آن ایجاد تنش در سازمان می‌شود. اما قبل از پرداختن به روش های مدیریت تنش در سازمان، به تعریف کلی بازخورد می‌پردازیم و در ادامه ۴ روش کاربردی که باعث تنش زدایی در سازمان می‌شود را شرح می‌دهیم.

بازخورد، پیام و اطلاعاتی است که کارکنان بر اساس عملکردشان از سوی مدیران، همکاران، مشتریان و… دریافت می‌کنند. بازخورد و تاثیراتی که بر کارکنان می‌گذارد، و عکس‌العملی که کارکنان به این بازخوردهای سازمانی نشان می‌دهند، می‌تواند مثبت یا منفی باشد.

اگر بازخورد در سازمان، در زمان مناسب، به صورت منطقی و از طرف منبع معتبری ارائه شود، باعث بهبود عملکرد کارکنان، افزایش انگیزه و کاهش رفتارهای غیر موثر می‌شود. از سوی دیگر، اگر در ارائه بازخورد روش صحیحی را در پیش نگیریم باعث پرخاشگری، بی انگیزگی، نارضایتی شغلی و کاهش تلاش کارکنان می‌شویم. به همین دلایل است که مدیریت تنش در سازمان اهمیت پیدا می‌کند.

 

«با مراجعه به صفحه مدیریت عملکرد، می‌توانید نکات مهم دیگری در مورد مدیریت تنش و ارائه بازخورد بخوانید که به نحوی مکمل این مقاله هستند.»

 

مقاله زیر برگرفته از مجله کسب و کار هاروارد Harvard Business Review است که به رایج‌ترین و کاربردی‌ترین روش‌های مدیریت تنش در سازمان می‌پردازد. پس با این مقاله همراه باشید تا با روش هایی که آموزش داده می شود، فضای شرکت و سازمان خود را آرام و پربازده تر کنید.

روش های مدیریت تنش در سازمان هنگام ارائه بازخورد

«می‌توانم در مورد کارتان نکاتی را بگویم؟»

وقتی از کارکنان خود این سوال را بپرسید، ضربان قلب و فشار خون اکثر آنها بالا می‌رود و علائم دیگری از استرس را هم از خود نشان می‌دهند. این نشانه‌ها را «پاسخ تهدید» یا «پاسخ جنگ و گریز» می‌نامند.

پاسخ تهدید:

«سلسله‌ای از رویدادهای عصبی و فیزیولوژیکی است که باعث کاهش توانایی پردازش اطلاعات پیچیده و واکنش عقلانی می‌شود.»

چگونگی مدیریت تنش در سازمان و جلوگیری از تنش هنگام ارائه بازخورد

هر وقت که افراد دچار این حالت بشوند، کمتر قدرت درک و استفاده از مشاهدات شما را خواهند داشت. احتمالا شما هم متوجه این نوع از فعل و انفعالات شده‌اید؛ مانند، زمانی که مکالمه‌های بازخوردی بین شما و کارمندتان مطابق میل و برنامه‌تان پیش نمی‌رود. بعضی از افراد سعی می‌کنند با ادای توضیح، گرفتن حالت تدافعی و یا حتی رفتار خصمانه به بازخورد شما واکنش نشان دهند؛ در حالی که بقیه تماس چشمی را به حداقل می‌رسانند، دست به سینه می‌ایستند، کمی قوز می‌کنند و بیشتر به نظر می‌رسد که هر کاری می‌کنند جز صحبت کردن با شما. این رفتارهای پاسخ‌ تهدید نشان می‌دهند که احتمالا نظراتتان تاثیر مورد نظر آنها را در پی نداشته است.

  • چگونه می‌توان از بروز چنین واکنشی جلوگیری کرد؟
  • چگونه می‌توان بازخوردی ارائه داد که کارکنان بتوانند آن را هضم و از آن استفاده کنند؟

مطالبی که در ادامه می‌خوانید به سوالات شما پاسخ می‌دهند.

۱- مدیریت تنش در سازمان با تقویت روابط

بازخورد سازمانی موثر از راه ایجاد ارتباط با دیگران، در طول زمان شکل می‌گیرد. وقتی دیگران حس کنند که با شما رابطه خوبی دارند، بعید است حتی مکالمه انتقادی با آنها هم واکنشی مانند پاسخ تهدید به دنبال داشته باشد.

جان گاتمن (John Gottman)، روانشناس اجتماعی و متخصص برجسته در ساخت روابط، با انجام تحقیق دریافت که برگزاری یک مکالمه نقادانه به صورت موفق به چیزی بستگی دارد که او آن را «کیفیت دوستی» می‌نامد.

مدیریت تنش در سازمان با تقویت روابط کاری

برای ایجاد و توسعه روابطی با کیفیت بالا می‌توانبد از ۳ روش زیر استفاده کنید:

یک. کاری کنید تا فرد مقابل حس کند که با شما «آشنا» است

اگر طرف مقابل بداند که شما به او به چشم یک فرد مستقل نگاه می‌کنید و نه صرفا کارمند، گامی رو به جلو برداشته‎اید. اما لازم نیست خیلی وقت صرف این کار کنید.

چند سال پیش یکی از شاگردانم در دوره مربیگری که مدیر شرکتی با اندازه متوسط بود، می‌گفت: «حس می‌کنم که فاصله‌ام با کارمندانم خیلی زیاد شده ولی در عین حال وقت هم ندارم که هر روز یکی از آنها را به ناهار دعوت کنم».

فکری که به ذهنش رسید این بود که از هر نوع تعاملی، هر چقدر کوتاه، به عنوان فرصتی برای شناخت بهتر آن شخص استفاده کند. او عادت کرده بود که هر بار با یکی از کارکنان برخورد می‌کند از او سوالی در مورد کار یا زندگی شخصی‌اش بپرسد. او می‌گفت: «هر وقت که بتوانم، ارتباط برقرار می‌کنم». با اینکه گاهی اوقات این کار خیلی وقت‌گیر می‌شد ولی ارزشش را داشت.

دو. برای جلب توجه به پیشنهادات حتی کوچک پاسخ دهید

همگی افراد به دنبال جلب نظر اطرافیان خود هستند و این کار را نه تنها به صورت آشکار بلکه از طریق ارائه «پیشنهادات» دقیق و ظریف انجام می‌دهند.

مطابق با یافته‌های پژوهش داچر کلتنر (Dacher Keltner) از دانشگاه برکلی کالیفرنیا، مدیران کمتر به نشانه‌های اجتماعی صادر شده از سوی افراد تحت مدیریت خود دقت می‌کنند. برای برقراری ارتباط موثرتر با کارکنان کافی است به نکات زیر فکر کنید:

  1. چقدر به تلاش کارکنان خود، که برای جلب توجه شما انجام می‌دهند، پاسخ داده‌اید یا بی‌توجه بوده‌اید.
  2. درخواست بازخورد از طرف همکاران، دوستان و اعضای خانواده؛ با در نظر گرفتن مهارت گوش دادن و اینکه هر چند وقت یکبار حرفشان را قطع می‌کنید.
سه. به طور منظم قدردانی خود را ابراز کنید

همانطور که تحقیقات گاتمن نشان می‌دهد:

نسبت تعاملات مثبت به منفی در یک رابطه موفق ۵ به ۱ است؛ حتی در دوره اختلاف و مشاجره.

این نسبت درباره یک مکالمه واحد صدق نمی‌کند و ضمنا بدان معنا نیست که ما مجبوریم قبل از یک انتقاد، ۵ بار از طرف مقابل تعریف و تمجید کنیم (در حقیقت انجام این کار می‌تواند پیام شما را به اشتباه منتقل کند). اما این کار اهمیت ارائه بازخورد مثبت و بیان دیگر انواع قدردانی در طول زمان را به منظور تقویت روابط برجسته می‌کند.

۲- هنگام مدیریت تنش در سازمان مقدمه‌چینی را فراموش نکنید

برای مدیریت تنش در سازمان مقدمه‌چینی را فراموش نکنید

پس از آنکه اقدامات اولیه را برای ارائه بازخورد به کارمند مربوطه آغاز کردید، آماده‌سازی با در نظر گرفتن جزئیات ادامه می‌یابد. پذیرش محیط اطراف خیلی راحت است و تاثیر زیادی بر هر گونه تعاملی دارد. توجه به جزئیاتی مانند زمان‌بندی جلسه، مدت جلسه، محل فیزیکی جلسه و نزدیکی کمک خواهد کرد تا گفتگوی شما مثمرثمرتر و مفیدتر باشد:

یک. زمان‌بندی جلسه؛ بهترین زمان را برای جلسه ارائه بازخورد انتخاب کنید

در مورد زمان‌بندی جلسه بازخورد خیلی تعمق کرده و سنجیده عمل کنید. فرقی نمی‌کند که جلسه غیر رسمی و کوتاه‌ باشد یا جلسه رسمی با بحث و گفتگوی طولانی‌ و عمیق‌تر.

به جای آنکه جلسه را در اولین جای خالی تقویم کاری خود بگنجانید، زمانی را انتخاب کنید که شما و کارمندتان در بهترین حالت جسمی و روحی باشید؛ مانند آغاز روز و قبل از اینکه کلی کارهای مختلف روی سرتان آوار شود، یا در پایان روز که بتوانید وقت بیشتری بگذارید.

دو. مدت جلسه؛ زمان واقعی جلسه ارائه بازخورد را در نظر بگیرید

اغلب مدیران جلسات خود را در تقویم کاری‌ با احتساب زمان مشخصی قرار می‌دهند، بدون توجه به زمانی که واقعا برای هر تعامل و گفتگو نیاز است.

فکر کنید که هر مکالمه ارائه بازخورد احتمالا به چه مقدار زمان نیاز دارد، اگر همه چیز خوب پیش برود و اتفاق غیر منتظره‌ای رخ ندهد.

قطعا نمی‌خواهید در موقعیتی قرار بگیرید که در وسط جلسه بازخورد، ناگهان متوجه شوید که قرار ملاقات بعدی‌تان دارد دیر می‌شود. همچنین فکر کنید که اگر جلسه خیلی بهتر یا بدتر از حد انتظار پیش برود، چه باید بکنید. چقدر بد (یا خوب) خواهد شد اگر جلسه بعدی تقویم کاری خود را نادیده بگیرید تا مکالمه ادامه پیدا کند؟

سه. محل فیزیکی؛ محل مناسبی را برای جلسه ارائه بازخورد انتخاب کنید

انجام ملاقات در دفتر شما سلسله مراتب را تقویت می‌کند، مخصوصا وقتی که تمایل دارید بین شما و کارمندتان فاصله مشخصی حفظ شود، مفید است؛ اما این کار در عین حال باعث استرس و افزایش احتمال پاسخ تهدید می‌شود.

محیطی با رسمیت کمتر ، مانند اتاق کنفرانس، رستوران، و یا فضای آزاد، شما را در موقعیت بهتری قرار می‌دهد و احتمال پاسخ تهدید را کاهش می‌دهد.

مکانی را انتخاب کنید که برای نیازهای مکالمه مناسب باشد، و حریم خصوصی در آن به طرز مناسبی رعایت شود و وقفه و حواس‌پرتی در آن به حداقل برسد.

چهار. نزدیکی؛ هنگام نشستن، فاصله مطلوبی را میان خود و کارمندتان در نظر بگیرید

هنگام ملاقات با شخص مورد نظر در دفتر یا اتاق کنفرانس کنار میز طوری بنشینید که فاصله فیزیکی بین شما حفظ شود و بر نقش سلسله مراتب و اقتدار شما تاکید شود.

اما شاید همیشه نخواهید این کار را بکنید. وقتی دارید سعی می‌کنید که ارتباط قوی با شخص دیگری برقرار کنید یا همدلی خود را به او نشان بدهید، ترجیح این است که نزدیک‌تر و در یک طرف میز بنشینید. به این فکر کنید که مقدار نزدیکی مطلوب بین شما و شخص دیگر در آن لحظه چقدر باید باشد. شاید حتی نشستن هم خیلی رسمی باشد و بهتر باشد که به پیاده‌روی بروید.

۳- به جای مفروضات، بر حقایق تمرکز کنید

در مرحله بعدی روی پیامی که می‌خواهید انتقال دهید، تمرکز کنید. شما مطمئن هستید که اگر بازخورد ارائه شده همراه با بی‌انصافی یا عدم دقت باشد، با پاسخ تهدید طرف مقابل روبرو می‌شوید.

هنگام مدیریت تنش در سازمان به جای مفروضات، بر حقایق تمرکز کنید

بازخورد باید مبتنی بر عملکرد کارکنان در راستای دستیابی به اهداف کوتاه مدت و بلندمدت تعیین شده در ابتدای سال باشد. ولی گاهی اوقات این ارزیابی کاملا سیاه و سفید نیست.

با توجه به برداشت ذهنی که از عدالت و دقت وجود دارد، چطور می‌توان از واکنش منفی اجتناب کرد؟

دیوید برادفورد از مدرسه کسب و کار دانشگاه استنفورد، اعتقاد دارد که وقتی از جانب خودمان به قضیه نگاه می‌کنیم و بر احساسات خودمان در مورد رفتار و نادیده گرفتن انگیزه‌های شخص دیگر تمرکز می‌کنیم، در قلمروی امن هستیم؛ شاید وقتی می‌گوییم که چه احساسی داریم، دیگران نظر ما را نپسندند اما نمی‌توانند دقت آن را نادیده بگیرند. ولی وقتی در مورد انگیزه‌هایشان حدس‌هایی می‌زنیم، در واقع وارد قلمروی آنها شده‌ایم و حتی یک اشتباه جزئی هم میتواند واکنش دفاعی آنها را تحریک کند.

مثلا، به کسی که دیر به سر قرار می‌آید، بگوییم: «تو برای وقت من ارزشی قائل نیستی‌ و این نهایت بی‌احترامی است.» اما اینها فقط حدسیاتی در مورد مبنای فکری شخص دیگر است نه بیان واقعیت. و اگر کمی هم اشتباه کنید، کارمند احساس بدی خواهد داشت و کمتر پذیرای بازخورد شما خواهد بود.

روش موثرتر برای همان نکته این است که بگوییم: «وقتی دیر می‌کنی، احساس بی‌ارزش و بی‌احترامی می‌کنم.»؛ اینطوری با تمرکز بر رفتار خاص و پاسخ درونی، از یک حدس نادرست اجتناب می‌کنیم.

از آنجا که انگیزه‌ها اغلب نامشخص هستند، ما دائما در حال عبور از قلمروی گفته شده برای یافتن معنای رفتار دیگران هستیم. با آنکه اجتناب‌ناپذیر است ولی تمرین خوبی است که وقتی انگیزه‌های شخص را حدس زدیم، قبل از ارائه بازخورد، به قلمروی خودمان برگردیم.

۴- تمرین و تکرار کنید تا مهارت ارائه بازخورد را بهبود دهید

با کمی تمرین مطالب گفته شده در این راهنما، مهارت ارائه بازخورد شما ارتقاء خواهد یافت و مدیریت تنش در سازمان برایتان راحت‌تر خواهد شد. همانند هر مهارت دیگری بهتر است ابتدا موقعیت‌های با ریسک پایین را آزمایش کنید و بعد به سراغ مکالمه‌های بازخورد با ریسک بالا بروید.

۳ روش موثر برای تبدیل بازخورد به عادت و بهبود مهارت‌ها:

یک. تعداد مکالمات بازخورد را بیشتر کنید

در طول جلسه بررسی عملکرد، به جای انباشتن بازخوردهای گوناگون در طیف وسیعی از موضوعات برای یک شخص، قطعات کوچک‌تری از بازخوردهای متمرکز را به صورت منظم برگزار کنید.

حتی خواستن یک گزارش دو دقیقه‌ای با شخص پس از جلسه یا ارائه، می‌تواند فرصت یادگیری مفیدی برای هر دوی شما باشد.

دو. مکالمات دشوار را با نقش بازی کردن آسان کنید

من پس از تحقیق با شاگردانم در تمرین مربیگری و دانشجویان MBA در دانشگاه استنفورد، متوجه شدم که:

نقش بازی کردن روش بسیار موثری برای آماده شدن جهت ارائه بازخوردهای چالشی و مدیریت تنش در سازمان است.

این تمرین را با یک همکار صمیمی انجام بدهید:

کار را با ارائه بازخوردتان شروع کنید در حالی که همکارتان نقش گیرنده بازخورد را بازی می‌کند، و به این ترتیب قادر خواهید بود تا رویکردهای مختلف را امتحان کنید. سپس از همکارتان بخواهید تا همان بازخورد را به شما بدهد در حالی که شما نقش گیرنده را بازی می‌کنید. از رویکرد همکارتان مطالب زیادی را یاد خواهید گرفت و مکالمات را از زاویه نگاه کارمندتان مشاهده خواهید کرد. این نوع تمرین و آماده‌سازی به شما کمک می‌کند تا اشکالات احتمالی را برطرف کنید و در مکالمه واقعی احساس آرامش بیشتری کنید.

سه. از دیگران درخواست بازخورد کنید

از کارکنان بخواهید در مورد اثربخشی عملکرد شما به عنوان یک رهبر و مدیر به شما بازخورد بدهند. این کار برای شما ۳ مزیت به همراه دارد:

  • داده‌های ارزشمندی دریافت می‌کنید.
  • می‌فهمید که در طرف گیرنده بازخورد چگونه دریافت می‌شود.
  • تمایل شما به گوش دادن باعث می شود تا بازخورد خودتان معنی بیشتری پیدا کند.

اگر حس می‌کنید که کارکنان تمایلی به دادن بازخورد ندارند، از آنها بخواهید تا به شما در دستیابی به اهداف خاصی کمک کنند؛ از قبیل کوتاه‌تر شدن بازخورد یا کمتر تذکر دادن. با تایید آن بخش از عملکرد خودتان که نیاز به بهبود دارد، جسورانه اظهار نظر کردن را برای آنها آسان‌تر می‌کنید.

 

درباره نویسنده:

اد باتیستا مربی علوم مدیریت و استاد مدرسه کسب و کار دانشگاه استنفورد است. او به طور مرتب در خصوص موضوعات مربوط به مربیگری و توسعه حرفه‌ای در سایت www.edbatista.com مطلب می‌نویسد و در حال حاضر در حال نوشتن کتابی در مورد خود-مربیگری برای انتشارات هاروارد بیزینس ریویو است.

 

امتیاز دهید :
1 vote, average: 5٫00 out of 51 vote, average: 5٫00 out of 51 vote, average: 5٫00 out of 51 vote, average: 5٫00 out of 51 vote, average: 5٫00 out of 5

نظرات کاربران